Les secrets de la gestion de contrat pour les PME

Albert Schot

21 juin 2019.Schot Sàrl.1 Like.0 Comments

La gestion des contrats

Albert Schot

La gestion des contrats 

Ses secrets pour les PME

Lorsqu’on parle de « Commercial Contract Management », la plupart pense qu’il s’agit de mettre sur pied des conditions contractuelles. Certains considèrent que c’est un moyen de réclamer (cf. Contract Claim Manager) du revenu supplémentaire dans un projet complexe. Cette dernière vue est, il faut bien le reconnaitre, assez répandue en France.

Mais est-ce donc vraiment cela le Commercial Contract Management ? Hélas, parfois il est réduit à cela. Mais pas toujours…

Les meilleurs Commercial Contract Manager, eux, vous parlerons sûrement de la perte de valeur moyenne de 9,2%, due à des contrats mal gérés. Mais peu sauront comment procéder pour les reconquérir.

Ici, nous voulons vous montrer comment vous pouvez obtenir une récupération d’environ 3-7%, de façon quasi immédiate.

Vous n’êtes pas obligé de me croire. Après tout, il en est qui font des promesses qu’ils ne tiennent pas. Mais, et …si c’était vrai ?
Et ça marche.

Cependant, il me faut mettre deux conditions préalables :

  1. Ce texte ne s’applique qu’aux PME, et
  2. Qu’à celles qui font faces à la complexité découlant de la transformation de leurs offres par la digitalisation. C’est-à-dire, que certaines de leurs prestations seront désormais gérées par l’informatique.

La première chose à faire (pour une entreprise active dans la vente)

C’est construire des conditions générales adaptées. Là, on ne parle pas de CGV de 6, voire 12 pages. Loin s’en faut, elles devront être :

  • Commerciales – couvrant vos prestations de façon concrètes, y compris vos démarches
  • A votre image – reflétant votre entreprise à son juste niveau de qualité
  • Simples – compréhensible par de non-juristes
  • Complètes – vous protégeant par rapport aux risques réels
  • Courtes – laissez les risques ‘fantômes’ aux multinationales
  • Fair-play – prenant en charge toutes vos obligations, sans les repousser inutilement sur votre partenaire contractuel

Astuce : Prenez le temps de vous familiarisez avec les conditions de votre concurrence. Cela vous permettra de la connaître (c’est extrêmement instructif, vous verrez !), de faire mieux et de savoir argumenter comment vous vous démarquez d’elle.

Deuxièmement, optimiser la vente

Faites des modèles de contrats couvrant le périmètre exact de vos prestations/produits. Ne laissez pas de flou.

Le saviez-vous? « 40% des contrats n’atteignent pas leurs objectifs et impliquent un désaccord (exprimé ou non), parce que le périmètre n’a pas été clarifié entre les partenaires contractuels »

Votre objectif ici est double :

  • Perdre le moins possible de temps dans la phase contractuelle
  • Tout en assurant que le périmètre soit suffisamment clair pour votre client (il faut le discuter), afin de fournir vos prestations dans un cadre le plus optimal possible

Concrètement, cela signifie que vous vous assurez que votre démarche de vente soit rapide, fluide, en tenant compte de ce que nous appelons les :

  • 4 facteurs de ‘go/no go’ (qui évitent de passer du temps sur des offres qui n’ont que peu de chance d’aboutir), et
  • ‘5 validations’ avant de fournir un contrat au client

Le saviez-vous? « Établir et vendre un contrat simple coûte en moyenne 1’900.-, pour un contrat plus complexe, comptez avec un facteur 10x »

Vous allez peut-être passer un peu plus de temps à valider le périmètre, mais vous en gagnerez plus du double en augmentant vos chances de gagner une offre (‘win chances’), en diminuant vos coûts de ventes (jusqu’à 50%) et de conflits (30%).

Ensuite gérez vos négociations de manière efficaces.

 Astuce : « Concentrez-vous sur le succès de la relation avec votre partenaire contractuel, plutôt que sur les risques juridiques (sans les négliger toutefois) »

Lorsque vous avez fait tout cela, assurez-vous que votre équipe de vente comprenne bien les enjeux et utilise au mieux les outils que vous leur aurez préparé. À ce stade, vous devez déjà voir une nette amélioration.

Respirez un bon coup, vous venez de franchir une véritable étape !

La troisième chose à faire (mais ce sera la première pour une entreprise dans les services complexes)

Assurez-vous que les prestations avec vos clients soient à la hauteur de votre image. Là encore, votre contrat sera un outil de travail utile :

Astuce : « Comme toujours, c’est dans la bonne préparation qu’on retrouve les meilleurs »

  • La transmission entre l’équipe de vente et de livraison de la prestation doit être faite avec soin
  • La gouvernance du projet sera mise en place (dans l’approche proactive, c’est là encore qu’on distingue les meilleurs), les réunions, la gestion des droits et obligations, les métriques et la conformité, les sous-traitants, l’analyse des écarts avec les coûts et les délais et les risques et opportunités. Je sais, je mentionne les points en vracs. Mais ce sont bien ceux-là !
  • Veillez à bien gérer la facturation dans les temps et
  • Finalement, les changements contractuels sont à gérer de manière équitable, mais sans les omettre

« Là, on parle probablement de 3-5 % de volumes d’affaires en plus »

La quatrième étape est celle de la relation avec votre client

Considérez la communication, la gestion des conflits efficaces, garder la satisfaction élevée et les options de collaborations futures.
Et pensez à réfléchir comme vos clients !

A savoir : « Garder un client coûte 7x moins cher que d’en chercher un nouveau ! »

Avec notre méthode, en mettant en œuvres ses étapes, vous obtiendrez à minima :

  • Plus de cash dans votre caisse
  • Un chiffre d’affaire augmenté de 3%
  • Des coûts diminués de 3 points (donc une marge bénéficiaire améliorée d’autant)
  • Une motivation stimulée de vos vendeurs
  • Une efficacité de livraison sécurisée
  • Une satisfaction-clients en hausse
  • Une réputation renforcée, et
  • Peut-être, que vous dormirez mieux !

Vous avez une question ? Alors, contactez-nous : albert@schot.ch

Les statistiques dans cet article proviennent des recherches de l’IACCM (International Association of Contracts & Commercial Management).

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